【案例】德陽科貿(mào)應用會博通，讓學校檔案管理走向“智造”
德陽科貿(mào)職業(yè)學院，是經(jīng)四川省人民政府批準、教育部備案的統(tǒng)招全日制普通高等院校，系教育部2019年公布的全國七所“互聯(lián)網(wǎng)＋中國制造2025”產(chǎn)教融合促進計劃建設院校。
學校堅持特色辦學，深化產(chǎn)教融合，圍繞“中國智造”、“工業(yè)4.0”開設新興前沿專業(yè)，瞄準“智能、民生、健康”等領域，培養(yǎng)高素質(zhì)技術技能型人才。
學校現(xiàn)有9個院部，30個招生專業(yè)，在校學生近1.3萬人，教職工近700余人。近年來，科貿(mào)師生在各類技能競賽中表現(xiàn)優(yōu)異，榮獲省級以上獎勵190余項。
德陽科貿(mào)非常重視學校的信息化建設，為了推動學校高質(zhì)量發(fā)展，統(tǒng)籌管理各類檔案資源，德陽科貿(mào)應用會博通學校檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)：
1、規(guī)范管理學校檔案，實現(xiàn)對學生檔案、教師檔案等各類實體與電子檔案的分類儲存、規(guī)范管理；
2、滿足檔案查用需求，通過高效檢索促進檔案查用，讓檔案成為學校流動的知識資源；
3、支撐多方應用，學校檔案資源分散，涉及部門和人員眾多，系統(tǒng)需統(tǒng)籌各類人員的管理與應用需求……
德陽科貿(mào)學校檔案管理系統(tǒng)
應用特色
1、一個平臺，統(tǒng)籌多方應用
德陽科貿(mào)的學院眾多，教職工人數(shù)大。對于學校檔案，學校管理人員、教職工等不同人員有不同的應用需求。
會博通學校檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)籌了多方檔案管理與應用需求。學校人員通過登錄統(tǒng)一的門戶平臺，即可依各自權限，完成如財務檔案管理、教學課件上傳、圖書檔案查閱等各類事項。
2、學校檔案、教學資源全覆蓋
會博通系統(tǒng)涵蓋檔案門類齊全，并提供了高度自定義的管理框架。德陽科貿(mào)通過會博通系統(tǒng)，可統(tǒng)籌管理學校內(nèi)如文書檔案、黨群工作檔案、學籍檔案、財務檔案等所有檔案。
并且，會博通系統(tǒng)支持包括圖片庫、視頻庫、教案、導學案、教學日志等學校數(shù)字資源管理，支撐院校將各類知識資源集中儲存、統(tǒng)一管理。
3、權限區(qū)分清晰，依權限管用
通過會博通系統(tǒng)細粒化的權限體系，德陽科貿(mào)可為校內(nèi)各方人員依據(jù)職能與工作需要，進行多維度的權限設置，保障檔案的管用合規(guī)合理。
系統(tǒng)內(nèi)的每一個分類都可單獨設置權限（如針對教育評估檔案授權）；還可針對組織與用戶授權（如對總務處這一組織授權、或?qū)πｉL單用戶授權），并對授權行為進行設置。
細化的權限設置，仿佛“無形的手”在協(xié)助管理，讓檔案管控進入智能化，為檔案的應用安全提供保障。
4、快速檔案檢索，便利查用
會博通系統(tǒng)提供了關鍵詞檢索、組合檢索、二次檢索等多種檢索方式，可實現(xiàn)秒級檔案檢索，為學校人員對檔案的查用、共享協(xié)作提供了有力支撐。
此外，會博通支持定制OCR功能，實現(xiàn)對圖片、PDF文件的檢索。有了這一功能，數(shù)字化后的紙質(zhì)文獻、資料等也能輕松檢索。
學校檔案管理系統(tǒng)x掃描機器人
會博通學校檔案管理系統(tǒng)，可與會博通掃描機器人搭配，形成遍布學校各處的智能化檔案歸集“入口”。
學校各部門成員通過掃描機器人（掃描儀+會博通上傳程序），可快速將紙質(zhì)文檔掃描上傳，文檔會自動形成雙層PDF、自動歸集至預設分類內(nèi)，供檔案管理員統(tǒng)一管理。
分布式的檔案移交入口，適應院校內(nèi)各類資源資料多點形成、多處分布的狀況，有利于檔案歸集更及時、更高效，獲得了眾多院校客戶的采用與認可。
寫在最后
學校檔案是學校重要的歷史載體，既記載了學校的發(fā)展歷程，也記錄了教職工、學生的相關資料，承擔了繼往開來的重要作用。在學校檔案管理領域，會博通有著豐富的服務經(jīng)驗，合作客戶包括哈爾濱師范大學、廣州市一一三中學、廣東省育才幼兒園等多所大中小院校。歡迎各類院校咨詢交流，我們會為您提供個性化的學校檔案管理解決方案。
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