會博通掃描機器人“龜仔”：紙質文檔數字化的“零門檻”入口

在數字化轉型中，紙質文檔的低效流轉、易丟失、難檢索仍是企業核心痛點。會博通掃描機器人“龜仔”作為會博通文檔管理生態的分布式采集終端，以“即插即用、全員參與、秒級上傳”為核心能力，為企業提供從紙質到數字的“最后一公里”解決方案。只需一套會博通系統，即可在銷售中心、法務部、生產車間、分支機構等任意節點部署龜仔，讓紙質文檔的收集從此零延遲、零遺漏。

一、龜仔的核心價值：讓紙質文檔“秒變數字資產”

1. 分布式部署，全員皆可成為“掃描員”

無需依賴專業檔案員，在各辦公區域，甚至分公司前臺等任意位置部署龜仔，一線員工即可隨手掃描，文件實時加密上傳至會博通系統，徹底解決“文件堆積在個人抽屜”的頑疾。

典型場景對比：

傳統模式：銷售合同簽署后長期積壓在銷售人員手中，難以及時共享查閱，遺失率達4.7%；

龜仔模式：簽約后及時掃描上傳，1分鐘完成數字化，同時，紙質文件遺失率降至0.1%。

2. 從“人找設備”到“設備找人”

龜仔支持無線網絡、移動電源供電，并提供桌面式和落地立式兩種擺放選擇，可靈活放置在簽約會議室、法務部、生產車間、分支機構前臺甚至是展銷活動或工程項目現場等場景，真正實現“文件產生即掃描”。

二、龜仔的三大應用場景：直擊紙質文檔管理“致命傷”

場景1：銷售中心——讓每一份合同“不過夜”

痛點：

銷售合同分散在業務員手中，月底集中移交時易丟失、易篡改；

異地簽署的合同等待郵寄回總部，歸檔周期長，具體時效難以明確。

龜仔解決方案：

即簽即掃：銷售人員使用龜仔當場掃描合同，自動生成帶時間戳的電子檔案，上傳至會博通系統指定目錄；

防丟設計：紙質原件可在掃描后即時裝入帶編號的文件袋，投入掃描機器人旁邊的帶鎖文件收集柜，檔案員定期開柜清收，規避保管風險；

跨域協同：分支機構銷售團隊通過龜仔上傳文件，總部實時查看合同臺賬，回款周期縮短60%。

數據印證：某大型設備經銷商部署龜仔后，合同當日歸檔率從35%提升至98%，糾紛處理時效提升50%。

場景2：法務部——訴訟材料“掃描即封存”

痛點：

紙質證據材料易被污損、替換，法律效力存疑；

緊急案件調檔時，需從堆積如山的檔案庫中手動翻找。

龜仔解決方案：

可信存證：掃描時可添加不可擦除水印（含操作人、時間、案件編號），電子文件哈希值實時同步至會博通系統；

秒級調閱：上傳后的材料按預設規則自動歸類，輸入關鍵詞（如“2023年 勞動爭議”）3秒定位文件；

權限隔離：敏感案件掃描件僅限授權人員查看，紙質原件存入帶編號的保密袋，實現“電子-物理”雙保險。

數據印證：某企業法務部接入龜仔后，紙質文件數字化從原來的不定時縮短至5分鐘，案卷調閱耗時從平均2小時縮短至3分鐘，證據完整性100分。

場景3：分支機構——異地文檔“一鍵直達總部”

痛點：

分公司文件需郵寄至總部掃描，歸檔延遲導致跨部門協作卡頓；

文件分散，管理混亂，收集難，丟失嚴重。

龜仔解決方案：

統一采集入口：所有分支機構龜仔預設相同的掃描規則（如：分辨率300dpi、文件命名“分公司代碼+日期”）；

實時云端同步：掃描件直傳總部會博通檔案系統，自動按“分公司-部門-日期”生成目錄樹。

數據印證：某電梯集團全國幾十家營業部使用龜仔后，分店文件當日上傳率達100%，總部審計響應速度提升70%。

三、龜仔的五大技術優勢：為什么它是“零門檻”利器？

1. 即插即用，極簡部署

龜仔集成工業級全封閉觸控平板電腦與愛普生高速掃描儀（DS-530II/ DS-535II），開機即用，無需復雜配置。支持三種登錄方式：賬號密碼、微信掃碼、身份證或工作證IC卡刷卡（選配），員工1分鐘即可上手。

2. 智能處理，解放人力

自動生成雙層PDF：掃描的同時完成OCR識別，文字層支持全文檢索，圖像層保留原始排版；

批量掃描：連續進紙模式下，100頁文檔可一鍵生成單個PDF，智能分頁剔除空白頁。

3. 分布式組網，靈活擴展

一套會博通系統可部署多臺龜仔，覆蓋總部、車間、工程現場、分支機構等場景，支持跨地域實時同步。例如：某集團在北上廣深四地部署龜仔，文件上傳至總部僅需10秒。

4. 安全傳輸，不留痕跡

掃描文件加密直傳會博通主系統，本地不存儲數據，支持防擴散水印（如“僅限內部使用”），杜絕信息泄露風險。

5. 無縫兼容，成本可控

龜仔獨立于會博通主賬號體系，不占用用戶數，全員可低成本參與；

與愛普生聯合研發，強強聯合注重用戶體驗。

四、數字對比：龜仔如何碾壓傳統方案？

五、客戶見證：他們如何通過龜仔實現蛻變？

案例1：佛山某制造業

痛點：銷售合同分散在20個業務員手中，年度糾紛處理耗時超300小時，文件收集歸檔難，丟失嚴重。

解決方案：在銷售中心和兩個分支機構共部署3臺龜仔，合同簽署后當場掃描數字化，及時上傳歸檔。

成果：合同糾紛處理周期縮短70%，回款效率提升45%，合同零遺失。

案例2：某應急管理局

痛點：跨部門協作文件傳遞延遲，應急響應速度不足。

解決方案：部署龜仔至各科室，掃描件實時同步至會博通系統，支持關鍵詞秒級檢索。

成果：突發事件文件調閱時間從1小時縮短至3分鐘。

結語：龜仔——紙質文檔數字化的“最后一米”革命

龜仔的推出，為會博通系統補全了最關鍵的“采集”環節——通過分布式部署、極簡操作設計，徹底消滅紙質文檔管理的“三座大山”：收集難、易丟失、利用慢。當龜仔與會博通系統組合使用時，企業將獲得一個永不停歇的“數字化流水線”：

任何地點：前臺、工地、車間、簽約現場，隨需掃描；

任何角色：銷售、律師、工程師，人人都是文檔管理員；

任何文檔：合同、票據、手稿，秒變可檢索的數字資產，即時提供后續利用。

立即行動：訪問會博通官網，聯系會博通應用顧問——根據員工密度、文檔產生頻率，為您規劃最優方案！

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（通過AI生成，并經多次修改）