青島全面推行機關檔案“三合一”制度！來看具體措施！
最近，山東省青島市多措并舉，全面推行機關檔案“三合一”制度，取得良好效果。借著這個新聞，我們想跟大家再聊聊檔案管理中的“三合一”制度。一起探討“三合一”制度下都有哪些具體舉措。
01青島機關檔案“三合一”制度具體舉措
山東青島機關檔案的“三合一”具體措施包括以下幾個方面：
1)修訂相關制度，進一步規(guī)范檔案門類劃分，統(tǒng)一檔案分類方法，理順檔案整理要求；
2)調(diào)整檔號結(jié)構(gòu)、補充元數(shù)據(jù)，兼顧規(guī)范性和延續(xù)性，做好新舊數(shù)據(jù)銜接；
3)組織人員專題攻關升級數(shù)字檔案室系統(tǒng)，補充完善相關功能模塊，特別是針對錄音、錄像和實物檔案增加“按件整理”模式，為各機關實施“三合一”制度搭建好信息化平臺；
4)指導制定“三合一”制度范本，為各機關提供參考，并創(chuàng)新性提出“檔案分類方案索引表”，使分類方案與信息化平臺有機融合；
5)舉辦專題培訓班，詳細講解業(yè)務要求，明確任務目標。
02究竟什么是機關檔案的“三合一”制度
“三合一”制度是規(guī)范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。全面推行“三合一”制度，對于進一步提升機關檔案基礎業(yè)務和信息化水平，建設覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護國家檔案資源完整與安全，促進檔案事業(yè)健康長遠發(fā)展具有重要意義。
國家檔案局印發(fā)通知，在機關檔案工作中全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度。
03會博通檔案管理系統(tǒng)，落深落實檔案“三合一”制度
在檔案分類方面，會博通檔案管理系統(tǒng)可幫助用戶提高檔案分類的效率。首先，會博通提供了一個可靈活調(diào)整的檔案分類框架。會博通對于框架的層級不設限，分類的細致程度可按需設定會博通檔案管理軟件提供分類號表的編輯和管理功能，用戶可以在分類號表中定義和維護相關的分類號、分類名稱、分類描述等信息，以便于對檔案進行分類和標引。
例如，對于園林綠化工程竣工資料，我們此前就為大家整理出了224項具體文件，這些文件資料該如何歸檔和分類，大家可根據(jù)具體的需求進行劃分，比如劃分為合同文件類、勘察設計規(guī)劃類、資質(zhì)類、監(jiān)理工作指導類、施工指導文件、監(jiān)理工作記錄文件及工程管理往來文件收發(fā)文記錄文件、綠化分部工程質(zhì)量文件等等，這些分類可以靈活增刪和調(diào)整。
在文件材料歸檔范圍方面。文件材料歸檔范圍指的是一個機構(gòu)、組織或企業(yè)對其所擁有的文件材料進行分類、整理和存儲時，所確定的歸檔對象的范圍。這個范圍通常基于文件的性質(zhì)、用途、時間等因素進行劃分，以便更好地管理和利用這些文件材料。
例如，一家公司可能會將其所有的合同、報告、備忘錄等文件材料歸檔范圍設定為“公司歷史”或“業(yè)務文件”，而將員工手冊、人事檔案等文件材料歸檔范圍設定為“人力資源”。這樣可以方便地對不同類型的文件材料進行分類、檢索和管理，同時也有利于保護機密信息和保留重要歷史記錄。
會博通是涵蓋全檔案門類的管理平臺，集成文書/基建/科技等綜合檔案、干部人事檔案、會計檔案等一站式管理功能。
在檔案保管期限方面，會博通檔案管理系統(tǒng)提供靈活的檔案保管期限設置，用戶可以根據(jù)需求，自主將檔案的保存期限設置為幾天、幾月或幾年、幾十年不等。此外，會博通還擁有到期提醒功能。檔案到期之后，會博通可通過短信、郵件等方式通知相關負責人員執(zhí)行相關的到期操作。
從1988年面市到現(xiàn)在，會博通落地了非常多的機關檔案業(yè)務，比如廣東省財政監(jiān)察專員辦事處、云南省第一強制戒毒所、江西省人民檢察院、東莞市衛(wèi)生健康局等等。近年來，會博通也在機關檔案“三合一”上持續(xù)發(fā)力，將檔案管理系統(tǒng)融入更多的機關工作場景。
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